WPS 新手入门：新建、保存、导出 PDF 与找回未保存文档

第一步：要不要登录账号

不登录也能编辑本地文件，登录后才能用云文档和多设备同步，可以按需决定。

WPS 首次启动时会引导登录。只在一台电脑上处理本地文件的用户，可以先跳过；需要在手机、平板和电脑之间切换编辑的用户，登录同一个账号会方便得多。

第二步：新建文字、表格和演示

从首页的“新建”入口进入，选择文档类型后，用空白文档或模板开始。

• 文字：适合报告、通知、简历等以文字为主的内容。
• 表格：适合清单、台账、成绩统计等结构化数据。
• 演示：适合会议汇报、课堂展示等需要分页展示的内容。

第三步：保存到本地还是云端

本地保存适合单机使用，云端保存适合跨设备和多人协作，两者可以同时使用。

建议在设置中打开自动备份。即使忘记手动保存，也能在备份中心找回最近的版本。

第四步：导出 PDF 发给别人

需要发送定稿时，导出为 PDF 能保证对方看到的排版和你一致。

在“文件”菜单中选择“输出为 PDF”，可以设置导出全部页面或部分页面。PDF 不方便被随意修改，适合发送简历、合同、正式通知这类定稿文件。

第五步：找回没保存的文档

程序意外退出或忘记保存时，先到备份中心找自动备份。

1. 重新打开 WPS，留意是否弹出文档恢复提示。
2. 没有提示时，进入“文件 → 备份与恢复 → 备份中心”。
3. 按时间找到需要的版本，打开后另存一份。

第六步：熟悉界面和常用快捷键

把功能区的位置和几个高频快捷键记住，日常编辑的速度会明显提升。

界面顶部是选项卡，“开始”放常用的字体和段落设置，“插入”放图片、表格和图表，“引用”放目录和脚注，“审阅”放修订和批注。找不到某个功能时，直接在顶部的搜索框里输入功能名称，比逐个选项卡翻找更快。

新手常犯的错误有三个：直接在别人发来的原文件上修改、忘记打开自动备份、用空格代替缩进对齐。改用“另存为”保留原件，在设置里打开备份，用段落设置控制缩进，这三个习惯能避免大部分返工。

第一次打开时可以先改哪几项设置

建议先做三件事：在设置里打开自动备份并设定备份间隔，把默认保存位置改到自己常用的文件夹，再把默认保存格式改为通用的 docx、xlsx、pptx。这三项设置一次改好，之后新建的每份文档都会按这个习惯保存，换电脑或发给别人时也少出问题。

如果同时在家里和单位的电脑上使用，可以把正在编辑的文件放进云文档，两边打开的都是同一份最新版本，不必再用U盘来回拷贝，也不会出现两份文件内容不一致的情况。